#1 Làm sao tập trung được khi đang làm task này lại bị dí task khác?
Vì sao mọi người có thể làm rất nhiều công việc 1 lúc còn mình thì không làm gì tới nơi tới chốn
Khi mới đi làm, có những thời điểm cùng 1 lúc có 4 người cùng giao việc cho mình và mình luôn trong tình trạng bị xoay như chong chóng vì việc nào cũng gấp cả. Sau này mình nhận ra, vấn đề là ở việc mình không có ưu tiên và đặt 1 kì vọng rõ ràng cho người giao việc. Và đây là 3 tips giúp mình giải quyết việc lúc nào cũng bị overloaded.
Nếu bạn chưa biết mình, thì mình là Mya - 1 Performance Marketer kiêm a ma tơ Writer. Mình viết về hành trình học tập, những kiến thức và trải nghiệm của bản thân trên con đường phát triển thân, tâm, trí và cả những kiến thức về Digital Marketing, MMO nữa. Bạn có thể tìm hiểu về mình nhiều hơn ở bài pilot
Nguồn ảnh: Andrew Neel Pexels
1. Theo dõi tiến độ & quản lý tasks
Hãy luôn luôn theo dõi, nắm được khối lượng và tiến độ của công việc đang có. Có nhiều lúc overloaded không đến từ việc bạn bị giao quá nhiều task mà đến từ việc bản thân không quản lý nó hiệu quả, thành ra lúc nào nhìn vào cũng là 1 mớ bòng bong chất cao như núi. Việc biết mình đang ở đâu, có những điều gì phải làm và quản lý thời gian hoàn thành chúng là bước đầu tiên để tránh việc bị quá tải.
Bạn có thể dùng to-do list, asana, notion hoặc bất cứ cách gì để quản lý công việc cần làm trong 1 ngày, miễn là bạn thấy nó hiệu quả nhất với bản thân. Bên cạnh đó, mình hãy sử dụng Eisenhower Matrix để phân loại công việc. Ví dụ như mình làm Performance Marketer mình sẽ phân loại như sau:
Quan trọng & Khẩn cấp (Do First): Lên chiến dịch quảng cáo cho ngày sale, có deadline và không được chậm trễ.
Quan trọng & Không khẩn cấp (Schedule): Tối ưu các chiến dịch quảng cáo evergreen → làm khi có thời gian và nên để 1 khung thời gian cố định.
Không quan trọng & Khẩn cấp (Delegate): Lên bài viết social media → tui giao cho intern làm hoặc hỏi đồng cấp xem có ai có thể hỗ trợ không.
Không quan trọng & Không khẩn cấp (Eliminate): Lướt mạng xã hội
2. Giao tiếp tốt là điều cần nằm lòng
Ngại từ chối và không hỏi về deadline là điều mình quan sát thấy ở bản thân ngày xưa. Khi có ai giao việc, kể cả khi nó không thuộc scope of work của mình, mình vẫn gật đầu dù đang bận ngập đầu. Tới một thời điểm mình nhận ra: “ủa sao mình toàn bị delegate mấy việc vặt của team khác?”. Điều này khiến mình ngộ ra 2 bài học sương máu:
Hãy luôn chủ động cho sếp biết mình đã, đang và sẽ làm gì, plan tuần tới như thế nào để sếp có overview về những gì bạn đang làm.
Đặt ra giới hạn đối với những công việc không thuộc thẩm quyền của bạn. Hãy thẳng thắn từ chối nếu như việc đó không thuộc quyền hạn của bạn hoặc nó không được giao qua quản lý trực tiếp. Trong trường hợp nhận task, bạn cần hỏi rõ về khối lượng công việc thế nào, dự kiến thời gian cần là khi nào. Tránh việc sáng giao chiều đòi task.
Thẳng thắn khi giao tiếp sẽ giúp mấy ní rất nhiều đó ;)
3. Không có thứ gọi là “multitasking”
Bạn đọc đúng rồi đó, và đây cũng là câu trả lời cho câu hỏi ở đầu bài viết. Đối với mình cái mà mọi người làm phần lớn là switching task - nhảy từ việc này qua việc khác. Mà vấn đề là khi đổi liên tục vậy thì thực tế chưa có công việc nào được hoàn thành cả. Điều này khiến bạn lúc nào cũng thấy nhiều việc, chẳng làm xong được cái gì mà lại càng cảm thấy bị stress, năng suất lao động, sự tập trung giảm xuống và trì hoãn hơn.
Những người mà bạn thấy làm được nhiều việc 1 lúc đó, họ là người tập trung rất cao độ vào 1 việc 1 lúc, xong việc này họ làm tới việc khác. Thành thử ra 1 ngày họ làm được rất nhiều việc, trải nghiệm nhiều thứ và vẫn có thời gian cho bản thân, đọc sách, học kỹ năng mới, làm project ngoài.
Vậy tip là gì? Chỉ tập trung vào 1 việc 1 lúc, lần lượt theo thứ tự, làm xong cái này thì đến cái khác và kìm hãm bản thân khỏi việc switching task. Điều này sẽ giúp bạn hoàn thành nhanh hơn rất nhiều. Hãy tắt điện thoại, sử dụng phương pháp pomodoro, nghe nhạc sóng alpha, beta để giúp não tập trung hơn và cũng có quãng nghỉ ngắn cho não. Áp dụng điều này vừa giúp bản thân dễ vào flow deep work hơn mà cũng ít bị xao nhãng.
Tới đây là hết rùi đó
Nếu bạn thấy thích bài viết này, hãy follow, subscribe hoặc để lại comment bên dưới nhá. Cũng phải 4 tháng kể từ ngày viết post đầu tiên rùi, mình quyết tâm relauch lại thedigimya, vừa là để bản thân có kỷ luật vừa là để học cách viết.